Qu’est-ce que la Gestion Électronique des Documents (GED) ?
Qu’est-ce que la Gestion Électronique des Documents (GED) ?
Dans votre métier, vous êtes obligé de créer de nombreux contenus. Mais avez-vous déjà mis en place un suivi clair et efficace de ce flux de documents d’entreprise ? Vous savez afin d’éviter le duplicate content, les pertes de dossiers ou encore les failles de sécurité. La Gestion Électronique des Documents (GED), un puissant outil informatique, vous permet justement de gérer vos documents et dossiers au mieux depuis un espace en ligne sécurisé.
Définition de la Gestion Électronique des Documents (GED)
La Gestion Électronique des Documents (GED), aussi appelée Gestion Électronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise (GEIDE), permet d’optimiser la gestion et l’exploitation de vos documents professionnels tout en ayant une traçabilité. Comment cela est-il rendu possible ? Grâce à des moyens électroniques tels que des logiciels de gestion de contenu d’entreprise.
Au programme :
- conception
- acquisition
- numérisation des documents papiers
- diffusion avec gestion des droits d’accès
- indexation selon des attributs
- archivage des documents administratifs d’une organisation
Autrement dit, vous pouvez non seulement concevoir vos dossiers depuis l’outil de gestion, mais aussi les envoyer, les classer et les retrouver facilement grâce à un moteur de recherche intégré au logiciel de GED.
Cette automatisation du processus vous permet alors de gagner du temps, mais aussi de gagner en qualité. Et pour cause, la gestion de contenus, l’accès et l’exploitation des documents entrants et sortants y sont rendus plus fiables qu’avec des actions humaines.
En bref, un logiciel de Gestion Électronique des Documents est une grande bibliothèque en ligne qui vous permet de numériser, de classer et de stocker de nombreux types de documents papiers ou numériques. Parmi ces derniers, on retrouve des images, des fichiers textes, des tableurs, des diapositives, des vidéos, des audios, des factures clients, des dossiers clients, des mails… Bref, n’importe quel type de documents !
Enjeux et intérêts de la GED
Retrouver un document facilement grâce à l’archivage numérique
Une entreprise dispose forcément d’un nombre important de documents physiques et de documents bureautiques. Devis, factures, contenus de communication, présentations clients… Et tous sont classés et rangés dans des dossiers différents, tantôt tangibles, tantôt numériques. Si bien que lorsque l’on souhaite remettre la main sur un ancien document papier ou document électronique, nous sommes perdus.
La Gestion Électronique des Documents permet alors de centraliser l’ensemble des dossiers, tout en vous assurant de les retrouver peu importe là où vous vous situez (au bureau, à la maison, en déplacement…). De plus, le système d’indexation et de stockage électronique permet de retrouver un document en quelques clics.
Sécuriser l’accès à l’ensemble des documents
Aucune entreprise n’est à l’abri du vol d’un document ou d’un incendie. Pour favoriser la sauvegarde de vos courriers et documents, rien de mieux alors que la Gestion Électronique des Documents. De plus, son système de sécurisation permet de gérer l’accès aux documents et de maîtriser leur circulation au sein de l’organisation. Ainsi, personne n’attend son tour pour accéder à un document. Tous vos employés peuvent y avoir accès en simultané et depuis n’importe où, à partir du moment où ils en ont l’autorisation.
Réduire les coûts
Dans la majorité des cas, les entreprises décident d’opter pour un système de Gestion Électronique de Documents pour réduire le coût de la gestion des documents imprimés. Et pour cause, les coûts liés à la recherche chutent de 30 à 80 % en moyenne avec la Gestion Électronique des Documents. Sans compter les coûts liés à l’impression de papier et aux envois postaux. Optez donc pour la dématérialisation des documents afin de favoriser la réduction des coûts !
Décupler la productivité en interne
Le gain de temps de recherche d’un document et son accessibilité immédiate, peu importe le lieu de travail, entraînent une augmentation de la productivité en interne. On estime ainsi qu’un logiciel de gestion documentaire peut augmenter l’efficacité de travail de 20 %.
De plus, un logiciel GED est avant tout un outil de travail collaboratif. Ces espaces de travail communs permettent d’échanger des documents, de les modifier tout en conservant l’historique des versions et de les annoter pour en faciliter la révision. Encore une fois, la Gestion Électronique de Documents sera donc votre alliée productivité.f